V predchádzajúcom blogu ste možno čítali o nádobe, plnej kameňov ako skoncovať s nestíhaním, nedodržiavaním termínov, a nedoťahovaním vecí do konca. (Ak nie, prečítajte si ho, lebo náväznosť je v tomto prípade dôležitá)

Pred sebou máte teda tabuľku s časovým harmonogramom vášho nasledujúceho týždňa. Steve Covey vymyslel zaujímavé triedenie všetkých vašich povinností, ktoré vám pomôže lepšie si zadefinovať dôležité veci (a oddeliť ich od tých nedôležitých) a tiež to všetko dáva do časovej roviny, pretože čas pri plánovaní hrá veľmi dôležitú úlohu.

Tu sú jeho 4 kvartály:

Vašou úlohou na nasledujúci týždeň bude rozdeliť si všetky svoje povinnosti do týchto 4 kvartálov. Je to jednoduché. Ak máte pred sebou tento týždeň deadline alebo skúšku, alebo niečo čo je veľmi dôležité a zároveň už na to nemáte veľa času (potrebujete to riešiť okamžite), dávate to do prvého kvartálu.
Ak máte deadline alebo skúšku (alebo čokoľvek iné, dôležité, ale nie urgentné) o dva týždne, alebo neskôr dávate to do druhého kvartálu.
Ak máte niečo, čo jednoducho musíte robiť, ale nie je to dôležité (napr. vybavovanie mailov, telefonáty, meetingy, porady, účasť na prednáškach, cvikách a pod.) dávate to do tretieho kvartálu.
Ak máte niečo, čo je vyslovene stratou času, teda nie je to dôležité (neposúva vás to k vašim cieľom) a zároveň nemusíte sa toho zúčastniť, resp. to nemusíte vykonávať (facebook, televízia) dávate to do štvrtého kvartálu.

Teraz, keď máte všetky svoje aktivity takto rozdelené, môžete začať analyzovať svoju situáciu. 
Ak máte veľa úloh v prvom kvartáli, znamená to, že si veci nechávate na poslednú chvíľu. Asi je každému jasné, že toto nie je ideálne riešenie, nie je ani efektívne (ak musíte rozhodnutia robiť v časovom strese, obvykle to nie sú najlepšie roznodnutia, a hlavne veľmi často sú drahé €€€).
Riešením je robiť veci v predstihu, dostatočne plánovať a dostať čo najviac položiek z prvého kvartálu do druhého.
Ak máte veľa úloh v druhom kvartáli, všetko je v poriadku. Zdá sa, že sa nepotrebujete ani učiť plánovať, pretože si na veci nechávate svoj čas a robíte ich v predstihu a s kľudom Angličana.
Úlohy v treťom kvartále sa obvykle nedajú veľmi eliminovať. Porady musia byť, na maily treba odpovedať. Tu treba jedine snahu o zefektívnenie procesov v tomto kvartáli. (Použiť napr. dvojminútové pravidlo – o tom niekedy nabudúce) a samozrejme, ak na nejakom stretnutí byť nemusím, tak tam neidem.
Štvrtý kvartál ukazuje to, ako nás dokážu pohltiť úplne zbytočnosti. Dúfam, že v tomto kvartáli máte najmenej položiek, ale netreba zúfať, ak to tak nie je. Už len zadefinovanie žrútov času nás môže niekam posunúť. Samozrejme, netreba ostať len pri definíciách, ale cieľavedome pracovať na tom, aby bol tento kvartál raz úplne prázdny. 🙂 (ak budete aplikovať pravidlo “nádoby, plnej kameňov”, pôjde to samo)

V ďalšom blogu (Time management naozaj prakticky #3) sa pozrieme na dlhodobejšie plánovanie.